[시설관리/행정] 신규 현장, 이 서류 없으면 과태료 폭탄! 필수 법적 서류 & 양식 리스트 총정리

[시설관리/행정] 신규 현장, 이 서류 없으면 과태료 폭탄! 필수 법적 서류 & 양식 리스트 총정리

안녕하세요, **시설관리 멘토 '센터장'**입니다.

"설비는 잘 돌아가는데, 구청 점검만 나오면 지적사항이 한가득입니다." 신규 현장에 부임하신 소장님들이 가장 많이 하시는 하소연입니다.

시설관리는 **'현장 관리'**와 **'행정(서류) 관리'**라는 두 개의 바퀴로 굴러갑니다. 특히 최근 중대재해처벌법 시행 등으로 인해 서류 미비는 단순 과태료를 넘어 형사 처벌의 대상이 될 수도 있습니다.

오늘은 신규 현장에서 반드시 세팅해야 할 법적 서류와 관리 포인트를 A to Z로 정리해 드립니다. 이 리스트대로 파일철(Binder)을 만드시면 됩니다.

1. 3대 필수 운영 계획서 (1년 단위 갱신)

가장 먼저 챙겨야 할 것은 건물의 1년 살림살이 계획입니다. 매년 초(또는 인수 직후) 작성하여 결재를 득하고 비치해야 합니다.

① 소방계획서 (소방안전관리자)

• 내용: 소방시설 현황, 자위소방대 조직표, 화재 예방 점검 계획, 교육 훈련 계획 등.
• 주의: 매년 변경되는 **최신 양식(소방안전원 배포)**을 사용해야 하며, **'작성일자'**가 선임일 이후여야 합니다.

② 안전보건관리계획서 (산업안전보건법)

위험성 평가

• 내용: 안전보건 목표, 예산, 조직 및 직무, 위험성 평가 계획.
• 필수: '위험성 평가(Risk Assessment)' 실시 결과 보고서가 반드시 첨부되어야 합니다. (연 1회 이상)

③ 기계설비 유지관리 계획서 (기계설비유지관리자)

• 내용: 기계설비(열원, 냉난방, 급수 등) 점검 대상 및 주기, 성능 점검 계획.
• Tip: 성능점검업체에 외주를 주더라도, '유지관리 계획서'는 관리자가 직접 작성/보관해야 합니다.

2. 분야별 법적 점검 일지 (Daily/Monthly)

점검자가 몸만 왔다 갔다 하는 것은 의미 없습니다. **'기록'**이 없으면 **'점검'**하지 않은 것입니다.

분야서류 명칭작성 주기비고

공통	시설물 일일 업무 일지	매일	민원 처리, 작업 내용 기록
전기	전기안전관리 점검 기록표	월/분기/반기/연	직무고시 양식 준수 필수
소방	소방시설 외관 점검표	월 1회	작동기능점검 대상 외 기간
기계	기계설비 유지관리 점검표	반기 1회	법적 양식(국토부 고시) 사용
승강기	자체점검표 (유지보수업체)	월 1회	업체로부터 받아 철해둘 것
환경	저수조(물탱크) 위생 점검표	월 1회	청소(반기 1회) 별도

💡 센터장의 Tip: 모든 점검표에는 **점검자의 '자필 서명'**이 필수입니다. 엑셀로 타이핑만 쳐놓은 서류는 법적 효력이 인정되지 않을 수 있습니다.

3. 선임 및 위탁 관리 증빙 서류 (File Box 1호)

관공서 점검 시 가장 먼저 요구하는 '기본 중의 기본' 서류입니다. 별도 파일박스를 만들어 원본을 보관하세요.

• 선임 신고 필증 원본: 전기, 소방, 기계, 승강기, 가스 등 각 분야 선임 신고서 및 필증.
• 자격증 사본 및 교육 이수증: 각 선임자의 자격증 사본과 법정 보수교육 이수 수료증.
• 관리 대행 계약서: 전기안전대행(직무고시 대행), 소방점검업체, 승강기 유지보수, 저수조 청소 등 외주 업체 계약서 사본.
• 보험 가입 증명서: 승강기 사고배상책임보험, 가스사고배상책임보험, 화재보험 증권 등.

4. 도급(용역) 및 인사 관련 필수 서류

직영 직원이든 용역 직원이든 사람을 관리할 때 필요한 법적 서류입니다.

① 적격 수급인 평가 서류 (도급 사업 시)

• 내용: 외주 업체(청소, 경비, 공사 등) 선정 시 안전보건 수준을 평가한 기록.
• 근거: 중대재해처벌법 및 산안법에 따라 도급인은 수급인의 안전 능력을 평가해야 함.

② 안전보건 교육 일지

• 내용: 정기 안전 교육(매 분기), 채용 시 교육, 특별 안전 교육 실시 내역.
• 필수: 교육 자료(사진 포함) + 참석자 전원 자필 서명부.

③ 근로 계약 및 보안 서류

• 근로계약서 (법정 근로시간, 휴게시간 명시)
• 개인정보 보호 서약서 (CCTV 열람 권한 등)
• 보안 각서 (건물 내부 정보 유출 금지)

5. 시설 도면 및 이력 관리 대장

건물이 늙어갈수록 가치가 빛나는 서류들입니다.

• 장비 이력 카드: 주요 장비(냉동기, 발전기 등)의 수리, 부품 교체 내역을 기록.
• 준공 도면 (As-Built): 건축, 전기, 설비, 소방, 통신 도면의 원본 및 수정본 관리.
• 법정 검사 필증철: 정기 검사(전기 3년, 소방 1년, 승강기 1년 등) 결과 보고서 및 합격 증명서 모음.

마치며: 서류는 '나의 방패'입니다

"현장일 하기도 바쁜데 서류를 언제 다 만듭니까?"라고 반문하실 수 있습니다. 하지만 사고가 터졌을 때 **나를 지켜주는 유일한 무기는 '잘 정리된 서류'**뿐입니다.

신규 현장에 가셨다면, 첫 일주일은 이 리스트를 들고 서류함(Binder) 라벨링부터 다시 하십시오. 빈 파일철을 꽂아두고 하나씩 채워가는 것이 시스템 구축의 시작입니다.