시설관리 업무 분장표 작성 노하우

건물 시설관리 조직도 및 업무 분장표(R&R) 작성 노하우 (중소형 빌딩 사례)

안녕하세요. 현직 시설관리 업을 하고 있는 직장인입니다.

건물 관리를 처음 맡게 되거나, 새로운 현장을 세팅할 때 가장 골치 아픈 것이 바로 **'조직 구성'**과 **'업무 분장(R&R)'**입니다.

"전구 교체는 시설팀인가요, 미화 여사님이 하시나요?" "순찰 돌 때 주차장 쓰레기는 누가 줍나요?"

업무 경계가 모호하면 직원들 간에 불만이 쌓이고, 이는 곧 입주사의 불편(민원)으로 이어집니다. 오늘은 제가 실제로 연면적 약 2만㎡ 규모(2개 동)의 사옥을 관리하며 세팅했던 조직도와 업무 분장 노하우를 공유해 드립니다.

---

방재실 근무 모습

1. 시설관리 조직 구성의 핵심: "법적 기준 + 효율성"

조직도를 짤 때 가장 먼저 고려해야 할 것은 법적 선임 인력입니다. 건물의 규모(연면적)와 용도에 따라 필수 인력이 달라지기 때문입니다.

제가 관리 중인 현장(2동짜리 건물)을 예로 들어보겠습니다.

• 총괄: 소장 (PM)
• 시설팀 (기술): 전기선임(필수), 기계/소방 담당
• 보안팀: 로비 안내, 주차 관리, 순찰
• 미화팀: 공용부 청소, 폐기물 처리

단순히 인원만 채우는 것이 아니라, **'주간 상주 인원'**과 **'야간/교대 근무 인원'**을 명확히 구분하여 공백이 없도록 배치하는 것이 중요합니다.

---

 
     (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

2. 파트별 상세 업무 분장표 (R&R) 예시

업무 분장표는 구체적일수록 좋습니다. "시설물 관리"라고 뭉뚱그려 적지 말고, 어떤 장비를 누가, 언제 점검하는지 명시해야 합니다.

① 시설팀 (Facilities)

건물의 심장을 담당합니다. 법적 점검과 입주사 민원 처리가 핵심입니다.

• 전기: 수변전설비 일상 점검, 전기안전관리 대행 업무 협조, 전력 사용량 분석
• 기계/영선: 공조기(AHU/FCU) 필터 교체 및 점검, 상하수도 배관 관리, 소모품 교체(형광등, 문손잡이 등)
• 소방: 소방안전관리자 보조, 수신반 감시, 소방 훈련 계획 수립
• 행정: 에너지 사용량 보고, 법정검사 일정 관리, 외주 용역 계약 관리

② 보안팀 (Security)

건물의 첫인상이자 안전을 책임집니다.

• 출입 통제: 내방객 안내 및 출입증 발급, 물품 반출입 통제
• 순찰: 층별 방범 순찰, 화재 예방 활동 (퇴근 후 소등 확인 등)
• 주차: 주차 정산 시스템 관리, 불법 주차 단속, VIP 의전 지원

③ 미화팀 (Cleaning)

건물의 쾌적함을 유지합니다. 구역별로 나누는 것이 효율적입니다.

• 공용부: 로비, 복도, 엘리베이터, 화장실 청소 및 비품(휴지, 비누) 보충
• 외곽: 건물 주변 쓰레기 수거, 재활용장 분리수거 관리
• 특수: 대회의실 행사 전후 정리, 우천 시 로비 물기 제거

---

 
     (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

3. 소장의 노하우: "회색 지대(Gray Zone)를 없애라"

업무 분장표를 아무리 잘 짜도 **'누가 해야 할지 애매한 일'**은 반드시 생깁니다. 이를 '회색 지대'라고 하는데요. 저는 이를 방지하기 위해 **[협업 규정]**을 별도로 만듭니다.

[실제 협업 규정 예시]

• 고소 작업: 미화팀 손이 닿지 않는 높은 곳의 청소나 전구 교체는 -> 시설팀이 사다리 지원 및 작업
• 야간 긴급 상황: 시설팀 부재 시 1차 대응(누수 확인, 밸브 잠금 등)은 -> 보안팀 야간 근무자가 수행 후 비상 연락
• 행사 지원: 대규모 행사 시 의자 세팅 및 철수는 -> 보안/미화/시설 합동 지원

이렇게 '예외 상황'까지 문서화해두면 직원들이 우왕좌왕하지 않고 신속하게 대처할 수 있습니다.

---

4. 마치며

완벽한 조직도는 없습니다. 건물의 특성과 상주 인원의 역량에 따라 계속 수정해 나가야 합니다.

하지만 처음에 기틀을 잘 잡아두면 관리자의 업무 부하가 줄어들고, 입주사의 만족도는 올라갑니다. 오늘 공유해 드린 내용이 시설관리 실무자분들에게 도움이 되기를 바랍니다.